Excel技巧(1)：檔案肥大的原因，附上減肥撇步

應該遇過：明明Excel沒存很多資料，可是檔案卻異常的龐大。甚至存檔會鈍鈍的。有時候這只是因為Excel檔案"虛胖"喔!!

經驗來說，可能是以下幾種原因造成的，提供一些簡單的解決方式供參考。

1. 工作表有異常多的空白行或列。

怎麼判斷檔案有這種狀況呢？只要觀察檔案橫向(水平)與縱向(垂直)的滾軸 (scroll bar)，當你認為你當下選取的位置已經是資料的尾端，然而滾軸卻看起來往下(或往右)還未到底，而且差很遠，請檢查你認為的資料尾端到把滾軸拉到底部中間，是否真的沒有資料(這裡是在檢查你是否有漏看)。大多數的情況你其實都可以很快地判定出來，沒有的情況就表示Excel工作表存在了沒有用到的行或列，而且多半數量非常的多。

造成這樣的原因，應該是Excel認為中間這一大段範圍中，存在過資料、或以為會有資料，因此Excel已經把空間空出來，然而之後卻沒正常地判斷出那些空間是不再需要了。

簡單的作法就是手動地執行刪除，大多數的情況是可以解決這問題，少數情況在舊版的Excel必須依靠微軟曾推出的1個增益集來用巨集的方式刪除，只是這增益集並沒有再繼續更新，無法直接在新版Excel套用。

手動刪除的步驟可參考如下：在認為資料的最後1列(行)之後，選取下1個空白列(行)，然後按著Ctrl + Shift + 方向鍵下 (行的話則改方向鍵右)，這時候你會看到跳到Excel檔案上限的最尾端，中間都被選取。這時候只要按右鍵功能表，選擇"刪除"。檔案存檔關閉後，重新打開即應可按到scroll bar回復正常。

2. 檔案中有使用大量引用其他檔案的公式

引用其他檔案的公式，指的是像使用VLOOKUP去另一個檔案 "V"資料回來。Excel的儲存格存公式會比存值多佔一些空間，但如果公式的內容是其他檔案的時候，所佔的空間會來得更大上許多。在工作中應該最常發生去VLOOKUP一個從郵件打開的Excel檔，這個資料所在的Excel檔其實也只存在本機的暫存目錄，不可能可以更新這公式，好的工作習慣是VLOOKUP完之後，把結果再貼成值。只是實務面常會有遺漏，或者別人給你的檔案就已經有一堆了。

這樣的檔案不僅檔案大小會比較多些之外，在開啟與儲存上也會慢些，而Excel其實有一個很方便的方式可以一次性的檢視與處裡這樣的問題。

在功能表的資料底下，找到"編輯連結"這個功能，可以看到整個檔案所有引用外部檔案連結清單，一般是可以很容易地從來源(檔案名稱)、該來源的位置(當初這個連結在建立存檔時的檔案位置)判斷到底這個連結留下來有無用處。針對不再需要的連結做選取(可用Ctrl/Shift)後，執行"中斷連結"，他會把這些連結影響的儲存格，由公式自動改儲存成值。

註：何謂無用處的連結？連結的目的是當來源有更動時，引用連結的本檔案也可以透過更新數值一併反應新的結果，只是前提是Excel必須在目前開啟這個Excel的電腦上，可以使用相同的檔案位置去開啟連結的檔案。也就是說這個連結若是由其他人製作的，開啟檔案的電腦上並不會有這相同的路徑與檔案，這個更新數值的功能是無法更新的，會沿用最後一版正常更新的值來做計算。

3. 使用樞紐分析表

有使用樞紐分析表的Excel檔案會多儲存樞紐分析的定義與中間資料，所以若樞紐分析的範圍資料很多，是會造成Excel的檔案容量增加，但這是合理正常的"肥"。但當在同一個檔案做了很多樞紐分析表，又多次修改調整設計，曾發生就算把樞紐分析表都刪除光了可是檔案Size仍然降不下來。推測應是清除資料的判定，還有自己樞紐的製作習慣方式問題。目前並沒有什麼明確的方法來解決這情況(因為也遇過幾次)，只是後來建立樞紐分析表的習慣有改成：其實是要拿同一份資料做不同的樞紐設計時(ex: 顯示的長相不同)，會做好第1份樞紐分析表後，用複製該樞紐分析表後再調整設計的方式，而不是重新用相同的資料再作一份樞紐分析表。

4. 檔案很髒

有時候，Excel檔案被弄得很"髒"，也會增加它的檔案大小。何謂很"髒"？其實就是有許多用不到的格式、定義的名稱等。這對檔案大小的影響整體來說不會很明顯(相較上述3者)，而且算是另1個主題，改天另闢專題討論。