Excel版本與檔案格式
要談Excel之前，必須先談Office。近期(也快10年了?!)Office的分水嶺是 Office 2007，主要改變和差異如下：
在我的介紹中，會避開著墨哪個版本開始導入的，這些都可以在微軟的線上說明找到答案，也可以參考Wikipedia的比較「Microsoft Excel」條目。
接下來討論Excel新舊格式的差異，主要可用這個屬性在表格中解釋。
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Note:
很多系統都有提供下載Excel的方式提供資料，但實際上檔案的內容與格式不一定是真的Excel，貪圖開發的方便或成本考量下，會提供本質上是其他格式、但把檔案名稱取成*.XLS，誘使你的電腦開啟Excel程式讀取此檔，透過Excel程式自主地「剖析」內容，自動匯入純文字格式的方式(逗號分隔CSV或Tab分隔)、或是HTML的表格。(僅限*.XLS)
大多數的時候你不會覺得有差異，只有當你存檔的時候Excel程式會提醒你要另存新檔才能保留所做的更新。其他可以參考的徵兆是：
- Office 97, 2000, 2003: 過去的版本，彼此間的相對差異不大，整體而言2003增加一些人性化的功能，只不過不是每個都成功、甚至導致問題。例如選單項目根據使用頻率顯示或隱藏(最後我都一律關掉這功能)，或者在Word中排版圖片或表格，使用Word 2003會讓我想砸電腦，永遠搞不定改回用Word 2000可以3秒搞定的排版。
- Office 2007, 2010, 2013, 2016: 最顯著的差異在Ribbon介面，初接觸時非常令人卻步，但習慣反而覺得這樣群組選單是不錯的設計。其次是每個應用程式都使用新的檔案格式(規則是副檔名加上1個X，例如*.DOC換成*.DOCX、*.XLS換成*XLSX)。其他就是越新的版本越強化了視覺化和預先定義的功能(把預想的目的直接做成一個按鈕或設定)，以及與雲端網路的更深入整合。
在我的介紹中，會避開著墨哪個版本開始導入的，這些都可以在微軟的線上說明找到答案，也可以參考Wikipedia的比較「Microsoft Excel」條目。
接下來討論Excel新舊格式的差異，主要可用這個屬性在表格中解釋。
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| 舊格式 | 新格式 | |||
| *.XLS | *.XLSX | *.XLSM | *.XLSB | |
| 官方名稱 | Excel 97-2003活頁簿 | Excel 活頁簿 | Excel 啟用巨集的活頁簿 | Excel 二進位活頁簿 |
| 工作表允許最大列數 | 65,536列 | 1,048,756列 | ||
| 工作表允許最大欄數 | 256欄 | 16,384欄 | ||
| 允許檔案內儲存巨集 | Yes | No | Yes | Yes |
| 用Excel 2003開啟 | 完整讀取 & 修改 | 僅可讀取無法更新存檔 | ||
| 用Excel 2007以後開啟 | 「相容模式」開啟 & 修改 | 完整讀取 & 修改 | ||
| 檔案格式(概念) | 專屬格式的檔案 | 封裝檔 (內含多個檔案) | 透過二進位方式壓縮的封裝 | |
| 大量資料的檔案大小 (經驗僅供參考) | 比*.XLSX稍微小一些 | 最大 | 同*.XLSX | 最小 (接近使用ZIP壓縮後) |
| 適用情境 | 較多系統支援XLS的格式 直接上傳資料 | 完整使用新功能 舊系統不支援上傳此格式 | (略) | 適合網路環境使用(讀取與儲存速度快) 但尚未遇過系統支援此格式上傳 |
Note:
- 新版Excel (2007以後)開啟 *.XLS進入「相容模式」時，除了工作表欄列上限改變，呈現的細節有可能和直接使用Excel 2003開啟有些許差異(ex: 顏色)。
- 「相容模式」會顯示在開啟舊的*.XLS的標題後面，有很大的提醒成分，提醒你現在是用新的程式開啟一個向下相容的檔案，使用到的新功能存檔可能不完整。最容易被忽略掉的是「相容模式」是模擬舊Excel程式，參照到新的Excel 不能引用整欄或整列。
- 最常見的案例就是在新版Excel使用VLOOKUP參照另一個「相容模式」(舊Excel)檔案的整欄是可以的，反之卻不然，你無法在「相容模式」檔案中用VLOOKUP參照新Excel檔案的整欄。原因很簡單：列的上限導致的，在「相容模式」中檔案僅能處理65,536列，參照新版Excel格式的整欄是表示參照從第1列到第1,048,756列，即使使用最新的Excel程式仍無法在舊Excel檔案參照超過舊檔案格式上限的範圍。
很多系統都有提供下載Excel的方式提供資料，但實際上檔案的內容與格式不一定是真的Excel，貪圖開發的方便或成本考量下，會提供本質上是其他格式、但把檔案名稱取成*.XLS，誘使你的電腦開啟Excel程式讀取此檔，透過Excel程式自主地「剖析」內容，自動匯入純文字格式的方式(逗號分隔CSV或Tab分隔)、或是HTML的表格。(僅限*.XLS)
大多數的時候你不會覺得有差異，只有當你存檔的時候Excel程式會提醒你要另存新檔才能保留所做的更新。其他可以參考的徵兆是：
- 只有一個工作表(sheet)且名稱就是檔案名稱，沒有設定格式的純資料。這多半是純文字檔案(CSV or TAB)，對操作上就等同「相容模式」檔案，除了存檔時會提醒你直接存檔不會存成真的*.XLS格式，建議你要另存新檔。這樣的方式可能存在的風險有內容某欄文字有特殊字元或其他原因，發現資料中有亂碼或中間某幾列的欄是沒有對齊(跳1, 2欄)，或者部分文字變成亂碼。
- 只有一個工作表(sheet)且名稱就是檔案名稱，特別的是內容有被設定格式，例如格線、字型、文字大小顏色等。這多半是網站response以*.XLS的文件格式，內容其實是HTML(或僅table tag)，同樣在操作會在存檔時會提醒。這樣的方式風險在於內容可能會多帶了HTML的編碼文字(最麻煩的是看不到的空白們)，而且樞紐等功能會無法執行。
小結：
同場加映：
Excel自動開啟純文字格式的結果不是你想要的該如何解決 (待撰寫)
[技巧] 看不見的空白(VBA) (待修正-分用VBA巨集或不用巨集的解決方式)
- 知道Excel的檔案格式，依照需求目的選擇適合的
- Excel 97-2003活頁簿在Excel 2007版以後都是用「相容模式」處理，在Excel 97-2003活頁簿中去參照新Excel檔案時，避免參照範圍寫成整欄或整列(ex: A:D)，改用指明的範圍即可(ex: A1:D100)
- 開啟的檔案看起來不是真的Excel時，有更動請務必選擇「另存新檔」才能正確儲存更動，否則可能是白工。有功能不能用也事先另存、關掉再開來用。
同場加映：
Excel自動開啟純文字格式的結果不是你想要的該如何解決 (待撰寫)
[技巧] 看不見的空白(VBA) (待修正-分用VBA巨集或不用巨集的解決方式)
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